Automatyzacja przepływu pracy napędza przyszłość druku

Pat McGrew, dyrektor zarządzająca McGrewGroup, Inc., przedstawia argumenty przemawiające za automatyzacją przepływu pracy w branży drukarskiej, podkreślając jej korzyści dla wydajności, jakości i zyskowności.

Od ponad 60 lat mówimy o automatyzacji przepływu pracy (workflow), napędzanej danymi, w celu zwiększenia wydajności, obniżenia kosztów, zarządzania wyzwaniami związanymi z pracą i zwiększenia marż. W tym stuleciu zwiększyliśmy siłę, przyjmując czwartą rewolucję przemysłową, nazywając ją Przemysłem 4.0 i demonstrując wartość, jaką automatyzacja przepływu pracy wnosi do produkcji druku. Dzięki wydajnemu, skalowalnemu, zautomatyzowanemu przepływowi pracy, który rozpoczyna się jeszcze przed sprzedażą (przyjęciem zlecenia), każda drukarnia może przetrwać presję związaną z rosnącymi kosztami papieru i materiałów eksploatacyjnych, wymaganiami dotyczącymi szybszej realizacji, wyzwaniami związanymi z pracą oraz wymaganiami dotyczącymi obsługi bardzo długich i bardzo krótkich serii druku.

Automatyzacja przepływów pracy jest podstawą przyszłości całej produkcji, ale wyniki mogą być dramatyczne dla produkcji poligraficznej. W branży poligraficznej przepływ pracy postrzegamy jako zasady, protokoły i procesy, które są zdefiniowane, udokumentowane, powtarzalne i możliwe do skontrolowania. Twoja firma poligraficzna ma wiele przepływów pracy, które prowadzą pracę przez front office, back office i produkcję do dostawy. Za każdym razem, gdy sprzedajesz produkt lub usługę, jedna lub więcej procedur przepływu pracy zarządza ofertą sprzedaży, szacowaniem, umowami, wprowadzaniem zadań, przygotowaniem, produkcją, dostawą i płatnościami.

Począwszy od momentu, gdy klient zgadza się na zakup usługi druku i przekazuje zlecenie do drukarani, aż do momentu przekazania realizacji do dostawy, a karty pracy są zamykane w produkcji i wysyłane do księgowości, każdy krok jest zagrożony. Wąskie gardła, które zwiększają czas i złożoność zadania, mogą wystąpić na każdym etapie. Te wąskie gardła kosztują czas i pieniądze, które eliminują oczekiwane zyski. Dostrojenie i usprawnienie procesów produkcji druku przy użyciu narzędzi do automatyzacji zwiększa wydajność i skalowalność oraz pozwala utrzymać większe przychody w firmie.

10 kroków do zaplanowania automatyzacji

Obecny rynek automatyzacji przepływu pracy jest ogromny. Dostępne są narzędzia dla każdej wielkości drukarni w każdym segmencie druku. Poświęć czas na zapoznanie się z oprogramowaniem dostępnym dla segmentów rynku, które obsługujesz. Wiele narzędzi zostało stworzonych, aby zaspokoić potrzeby wielu technologii druku i produktów. Zanim jednak wybierzesz się na zakupy, musisz dokładnie zrozumieć swój obecny stan przepływu pracy.

Zacznij od uczciwej samooceny, przyglądając się wszystkim swoim przepływom pracy.

1. Sporządź listę procesów produkcyjnych i procesów, które ich dotyczą. Jeśli produkujesz różne produkty drukowane, zidentyfikuj przepływy pracy używane dla każdego z nich. Jeśli zautomatyzowałeś niektóre lub wszystkie przepływy pracy, zanotuj to na swojej liście.

2. Kto jest odpowiedzialny za architekturę każdego przepływu pracy?

3. Kto jest odpowiedzialny za rozwiązywanie wąskich gardeł w każdym przepływie pracy?

4. Gdzie przepływy pracy się przecinają?

5. Jakie są zasady interakcji działu sprzedaży z działem produkcji?

6. Jakie są zasady interakcji przedstawicieli obsługi klienta z działem produkcji?

7. Kto jest odpowiedzialny za interakcję z klientami w przypadku problemów z plikami przychodzącymi?

8. W jaki sposób zarządzane są Zgłoszenia Zmian?

9. W jaki sposób zarządza się Proofami i Zatwierdzeniami oraz kto monitoruje zatwierdzenia klientów?

10. W jaki sposób księgowość jest powiadamiana o dodatkowych opłatach i ostatecznych kosztach zadania?

Możesz dodać więcej pozycji do swojej listy oceny. Rozważ obszary, które rzadko doświadczają wąskich gardeł i te, które są na nie bardziej podatne. Pomyśl o ludziach uczestniczących w procesach, a także o technologiach. Przyjrzyj się istniejącej automatyzacji, aby określić, czy nadal zapewnia ona oczekiwane rezultaty.

Automatyzacja w celu wyeliminowania tarć

Istnieją trzy podstawowe powody, dla których warto poświęcić czas i pieniądze na wdrożenie i dostrojenie automatyzacji:

Skrócenie czasu wdrażania pracy: Istnieją dziesiątki białych ksiąg, które pojawiają się w wyszukiwaniach związanych z wdrażaniem zadań w produkcji poligraficznej, nawet tam, gdzie dostępne są portale internetowe i cyfrowe. Prześledź swój przepływ pracy i obserwuj różne zadania, gdy docierają i przechodzą przez procesy, które wprowadzają je do produkcji. Rejestruj czas i liczbę kroków. Ile widzisz pętli? Czy wszyscy pracują według tego samego zestawu reguł, czy też każdy pisze własne zasady?

Skróć czas przygotowania zadania: Ile czasu i wysiłku poświęca się na przeniesienie pracy do produkcji? Ile pętli, opóźnień i przeróbek? Błędy i nieporozumienia zmniejszają margines pracy, więc spójrz na swoje średnie. W zautomatyzowanym przepływie pracy może czekać na Ciebie „garnek złota”.

Skróć czas produkcji: Przepis na produkcję obejmuje elementy czasowe, ale także ludzi i zadania. Policz ręczne kroki i pętle w tych zadaniach, które wydłużają czas ich wykonania. Ile narzędzi jest używanych oficjalnie i potajemnie?

Te trzy redukcje otwierają drzwi do mniejszej ilości odpadów, mniejszej liczby niedotrzymanych terminów, bardziej wydajnej produkcji i wyższych marż zysku.

Ludzie powodują tarcia

Branża poligraficzna aktywnie pracuje nad przywróceniem praktyk zawodowych i znalezieniem bardziej efektywnych sposobów szkolenia nowicjuszy i osób przechodzących na nowe stanowiska. Podczas gdy tak się dzieje, ludzie wykonujący zadania powodują tarcia w przepływie pracy. Zadania wykonywane niekonsekwentnie mogą prowadzić do przeróbek i powtórzeń zadań, przeoczenia zmian specyfikacji i błędnie wycenionej pracy, która obniża marże zysku poprzez długą serię drobnych incydentów podczas produkcji.

Ludzie są niespójni. Mogą być wspaniałymi członkami zespołu i entuzjastycznymi pracownikami, ale to nie to samo, co codzienne powtarzanie tych samych zadań z niezawodną precyzją. Nie są robotami, ale tego właśnie potrzebujesz - robotów programowych, które wykonują powtarzalne i podlegające audytowi zadania w sposób przewidywalny i podlegający audytowi.

Wykorzystaj swoje dane, aby zrozumieć, gdzie pracownicy spędzają czas, jak długo trwają zadania i ile pętli wykonują. Większość sklepów nie śledzi swoich zespołów co do minuty, więc rozważ przeprowadzenie szybkiej ankiety, aby zobaczyć, co ich zdaniem zajmuje najwięcej czasu w ciągu dnia i jakie są źródła frustracji. Przyjrzyj się liczbie punktów styku, od momentu pojawienia się pliku w dziale produkcji. Ile czasu spędzają na weryfikowaniu stanu magazynowego, rozwiązywaniu błędów przed kontrolą, ściganiu brakujących zasobów i obsłudze zarządzania kolorami lub pytań dotyczących wykańczania, wymieniając e-maile, wiadomości tekstowe, rozmowy telefoniczne i czaty? Automatyzacja może odzyskać znaczną część tego czasu, uwalniając zespół do radzenia sobie z ważniejszymi wyzwaniami.

Tarcia powodują też papier i materiały eksploatacyjne

Papier, folia, winyl i szeroka gama specjalistycznych podłoży, które drukarnia może magazynować, wraz z materiałami eksploatacyjnymi, które są częścią procesu drukowania, takimi jak atrament, toner, rozpuszczalniki i narzędzia czyszczące, są źródłem tarcia, ale automatyzacja może być „środkiem smarnym”.

Zapoznaj się ze wszystkimi zapasami i wskaźnikami ich uzupełniania. Możesz mieć dedykowany system zarządzania zapasami do śledzenia, ale możesz też robić to ręcznie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Sprawdź, co znajduje się w magazynie dłużej niż przeciętnie i co regularnie wysyłasz. Jeśli zautomatyzujesz swoje zamówienia w oparciu o uzgodnione ilości uzupełnienia i zaktualizujesz otrzymane towary w wewnętrznym systemie zarządzania zapasami, powinieneś zauważyć, że zarządzanie materiałami staje się łatwiejsze.

Pójdź o krok dalej i zintegruj zarządzanie zamówieniami i otrzymanymi towarami z systemami, które zasilają twoje szacunki i wyceny, aby upewnić się, że masz surowce potrzebne do ukończenia pracy. Z czasem powinno się okazać, że zarządzanie zapasami staje się bardziej wydajne.

Automatyzacja jako „środek smarny”

Przygotowanie się na przyszłość wymaga wydajności i optymalizacji każdego procesu. Wyspy automatyzacji połączone ręcznymi procesami nie są najlepszą praktyką. Automatyzacja przepływu pracy od początku do końca to ścieżka, którą należy podążać. Postępuj zgodnie z zasadą Crawl-Walk-Run!

Jeśli masz wyspy automatyzacji, zacznij od przeglądu tych narzędzi automatyzacji i procesów ręcznych, które je łączą. Przejrzyj zainstalowane rozwiązania programowe. Jakie są opcje rozszerzenia adopcji i wdrożenia posiadanych narzędzi w celu osiągnięcia kompleksowej automatyzacji?

Przyjrzyj się wdrażaniu zadań, przygotowaniu do druku, produkcji i dostawie. Anthony Thirlby z Venn Holding w Belgii dzieli się swoimi danymi dotyczącymi produktywności na LinkedIn. Twierdzi on, że 55% czasu trwania zlecenia przypada na szacowanie, zarządzanie zleceniami i planowanie. Skupienie się na tych obszarach w fazie Crawl pozwala uzyskać powtarzalne wyniki, które mogą zaoszczędzić od kilku minut do kilku godzin na wprowadzeniu zadania na pokład, zwiększając zyski.

Nawet jeśli masz portal do obsługi produkcji lub sklep internetowy, cofnij się o kilka kroków i sprawdź, czy nadal działają, czy też wymagają dostrojenia. Jeśli zlecenia docierają i płynnie przepływają do przygotowania do druku i produkcji, świetnie! Ale jeśli nadal występują pętle i wąskie gardła, nadszedł czas, aby przyjrzeć się konfiguracji narzędzi i rozwiązać wąskie gardła.

Jeśli korzystasz z ręcznego wdrażania zadań, używając gorących folderów i poczty e-mail, nadszedł czas, aby przestać. Faza Crawl powinna polegać na opracowaniu protokołu wymagań i specyfikacji w celu poinformowania o nabyciu i wdrożeniu zautomatyzowanego wdrażania zadań. Zautomatyzowany job onboarding zaoszczędzi czas, zapewni spójność i wydajność oraz pozwoli członkom zespołu poświęcić czas na bardziej wartościowe zadania.

Po wdrożeniu zadania należy zautomatyzować zarządzanie zatwierdzeniami klientów, żądaniami zmian i ich rozwiązywaniem, a następnie zamknąć pętlę. Sprawdź, czy każde zadanie jest fakturowane, w tym wnioski o zmianę - ustal zasady dotyczące rabatów. Korzystaj z danych produkcyjnych, aby aktualizować ceny.

Gdy wszystkie procesy są połączone i udostępniają dane, jesteś gotowy do pracy. Zbudowanie kompleksowego procesu może zająć dwa lata, ale nowy zautomatyzowany krok podnosi poziom wydajności.

Co się stanie, gdy zastosujesz automatyzację?

Automatyzacja to nie magia. Automatyzacja wymaga dobrze zdefiniowanego i przejrzystego planu. Wymaga sponsoringu wykonawczego i przywództwa w zespole. To po części sztuka, a po części nauka. Automatyzacja wymaga uspokojenia obaw pracowników, że ich praca może zostać wyeliminowana. Wymaga innego rodzaju rozmów z obecnymi dostawcami oprogramowania. Ale jeśli dokonasz oceny i przeprowadzisz te rozmowy, redukcja odpadów, wydajność produkcji i zadowolenie klientów mogą zmienić trajektorię firmy.

Jeśli potrzebujesz argumentów dla swojego zespołu, oto najważniejsze powody, dla których warto wdrożyć automatyzację:

Eliminacja ręcznych i powtarzalnych zadań: Automatyzacja eliminuje powtarzalne zadania i błędy, umożliwiając szybsze przetwarzanie, skracając czas realizacji i zwiększając ogólną wydajność.

Integracja umożliwiająca udostępnianie danych między aplikacjami: Integracja technologii cyfrowych z tradycyjnymi metodami druku jest pomostem do przyszłości. Umożliwia płynną integrację między oprogramowaniem do projektowania, systemami zarządzania treścią i procesami przepływu pracy opartymi na danych.

Łatwiejsza współpraca: Zasady pracy są inne w każdym kraju, ale globalna gospodarka pozwala nam sprzedawać druk na całym świecie. Automatyzacja w połączeniu z rozwiązaniami przepływu pracy opartymi na chmurze sprzyja bardziej wydajnej komunikacji, szybszemu zatwierdzaniu i skróceniu czasu realizacji.

Umożliwia redukcję odpadów: Identyfikując i eliminując nieefektywne przepływy pracy, przedruki spowodowane błędami produkcyjnymi stają się przeszłością. Wykorzystanie danych dostawców i integracja biznesowych przepływów pracy z przepływami produkcyjnymi minimalizuje ilość odpadów dzięki lepszemu zarządzaniu zapasami. Możliwość drukowania na żądanie i w mniejszych ilościach zmniejsza nadmierne zapasy i odpady związane z przestarzałymi lub nieużywanymi materiałami.

Automatyzacja przepływu pracy w produkcji druku zapewnia większą wydajność, lepszą jakość produkcji i większą elastyczność w planowaniu. Rezultatem biznesowym jest zwiększona wydajność i wyższa dostępna marża zysku na każdym zadaniu.

Automatyzacja i zarządzanie regułami automatyzacji pozwalają drukarni dostosować się do zmieniających się wymagań klientów, zintegrować z procesami cyfrowymi, poprawić wydajność, obniżyć koszty i zapewnić lepsze ogólne wrażenia. Uzyskane w ten sposób zoptymalizowane przepływy pracy są niezbędne do utrzymania konkurencyjności w erze cyfrowej, przy jednoczesnym wykorzystaniu wyjątkowych korzyści i namacalnych cech druku.

Autor: Pat McGrew– Managing Director, McGrewGroup, Inc.