Czy placówki pocztowe mają przyszłość w erze cyfrowej? Dane UKE pokazują, że stacjonarna obsługa jest nadal potrzebna

Mimo dynamicznej cyfryzacji i rozwoju komunikacji on-line, stacjonarne placówki pocztowe cały czas pozostają niezbędną częścią polskiego systemu doręczeń. Jak wynika z ostatniego raportu Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE), w 2025 r. w całym kraju działało ich ponad 50 tysięcy. W zdecydowanej większości są to miejsca odbioru paczek, ale stacjonarne placówki odgrywają istotną rolę także, jeśli chodzi o korespondencję listową. Mimo spadającego wolumenu nadań, segment ten wygenerował w ubiegłym roku niemal 3,9 mld przychodu, a do jego obsługi nadal konieczna jest odpowiednia infrastruktura.

Żyjemy w świecie zdominowanym przez e-maile oraz powiadomienia w aplikacjach mobilnych a mało kto osobiście chodzi na pocztę, by wysłać list czy kartkę. Większość z nas wciąż jednak jest adresatem – otrzymujemy listy z banku, rachunki czy wezwania, które doręcza listonosz lub które odbieramy sami, oddając awizo. To właśnie obsłudze tych zleceń służy sieć stacjonarnych placówek pocztowych. Chodzi o to, by poczta była jak najbliżej adresatów i jak najszybciej doręczała wysyłaną do nich korespondencję.

Tradycyjny segment listowy sukcesywnie się kurczy – w ubiegłym roku zanotował spadek wolumenu o 7,7 proc. r/r. Nie zmienia to faktu, że rynek wciąż jest olbrzymi – w samym tylko 2025 r. zrealizowano ponad 731 mln przesyłek listowych. Tak duża skala nadań wymaga stałej obsługi, co uzasadnia funkcjonowanie rozbudowanej sieci placówek stacjonarnych. Spadek wolumenu nie oznacza spadku przychodów – wartościowo segment ten urósł w ubiegłym roku o 3 proc., na co miał wpływ wzrost ceny jednostkowej. Tendencja ta jest widoczna od lat – mimo sukcesywnego spadku liczby przesyłek, przychody branży rosną.

Warunki rynkowe wymuszają jednak zmiany organizacyjne, a przede wszystkim odchodzenie operatorów pocztowych od budowy własnej sieci placówek i transformację w stronę modelu agencyjnego. Trend ten potwierdzają dane z raportu UKE. Wynika z nich, że w strukturze ponad 50 tys. punktów, placówki własne operatorów stanowią dziś zaledwie 10,5 proc. rynku (5 333 punkty). Prawdziwym filarem sieci stacjonarnej stali się agenci pocztowi, którzy prowadzą aż 89,5 proc. wszystkich placówek w Polsce.

– Jest to podyktowane nie tylko kwestiami organizacyjnymi czy optymalizacją kosztów operatora. Działająca w modelu agencyjnym placówka to także pomysł na biznes i możliwość wygenerowania dodatkowych przychodów dla wielu punktów sprzedaży detalicznej – tłumaczy Janusz Konopka, Prezes Zarządu firmy Speedmail, która jest największym w Polsce prywatnym operatorem pocztowym. – Umowa agencyjna daje poczucie bezpieczeństwa, bo pewne procesy, np. sprzedaż czy wewnętrzna logistyka przesyłek realizowane są przez centralę. Rola agenta pocztowego sprowadza się do bezpośredniej obsługi nadawcy lub odbiorcy przesyłki. Rozbudowa sieci placówek agencyjnych w naszym przypadku ma głównie na celu zwiększenie dostępności dla adresatów punktów obsługujących przesyłki rejestrowane, których doręczenie przez listonosza nie doszło do skutku ze względu na nieobecność adresata – dodaje Janusz Konopka.

Funkcjonowanie stacjonarnych punktów pocztowych w dużej mierze napędza wolumen masowej korespondencji transakcyjnej czy urzędowej. W sprawach formalnych, prawnych i wymagających potwierdzenia doręczenia, tradycyjny list z potwierdzeniem odbioru (ZPO lub EPO) wciąż pozostaje niezastąpiony. Działające w modelu agencyjnym placówki mają znaczenie także z punktu widzenia lokalnej aktywności gospodarczej. 

Prowadzenie agencji pocztowej w postaci punktu awizacyjnego lub nadawczego w większości przypadków jest uzupełnieniem dotychczas prowadzonych przez przedsiębiorcę działalności. Obsługa przesyłek listowych umożliwia wygenerowanie dodatkowego ruchu potencjalnych klientów.

W przypadku Speedmail strukturę nadań masowych tworzą przede wszystkim cztery kluczowe sektory rynku:

Sektory te przesyłają papierowe faktury i zawiadomienia ze względu na rygorystyczne wymogi prawne, preferencje odbiorców oraz wyższy wskaźnik reakcji na pismo drukowane. Potwierdzają to również badania rynkowe przeprowadzone przez Ogólnopolski Panel Badawczy Ariadna na zlecenie Speedmail. Wynika z niego, iż większość ankietowanych jest za utrzymaniem tradycyjnej formy pocztowej w przypadku pism urzędowych (68 proc.) czy pism sądowych (61 proc.). 

Masowa korespondencja od firm i instytucji definiuje współczesną rolę stacjonarnej sieci pocztowej. Nie można jednak zapominać o społecznej funkcji placówek i ich roli w walce z cyfrowym wykluczeniem osób starszych. Według badań zleconych przez Speedmail, aż 79 proc. badanych uważa tradycyjne usługi pocztowe za niezbędne, a w grupie osób powyżej 55. roku życia ponad 85 proc. oczekuje otrzymywania ważnych pism w formie papierowej. Dla seniorów oraz osób wykluczonych cyfrowo fizyczna placówka staje się gwarantem bezpieczeństwa: miejscem, gdzie mogą spokojnie i z pomocą drugiego człowieka odebrać oficjalny dokument, bez konieczności korzystania z aplikacji czy skomplikowanych systemów internetowych.

– W dobie postępującej cyfryzacji usług pocztowych, fizyczne punkty stacjonarne pozostają kluczowym elementem infrastruktury dla wielu grup społecznych, ze szczególnym uwzględnieniem seniorów. Dla osób starszych, które rzadziej korzystają z aplikacji mobilnych czy internetowych systemów przekierowań, placówka stacjonarna jest podstawowym miejscem odbioru awizowanych listów oraz pism urzędowych. Tym samym stacjonarna sieć skutecznie przeciwdziała wykluczeniu cyfrowemu, pozwalając osobom nieużywającym nowych technologii na swobodne korzystanie z usług pocztowych – podkreśla Janusz Konopka.

Ewolucja rynku pocztowego pokazuje, że cyfryzacja nie likwiduje potrzeby posiadania stacjonarnych punktów, lecz zmienia ich rolę. Dzięki opartym na biznesie sieciom agencyjnym, fizyczne placówki pocztowe pozostają i jeszcze długo pozostaną niezbędnym łącznikiem między cyfrową administracją i biznesem a obywatelem.