Jakie są ryzyka związane z niewłaściwym niszczeniem dokumentów?

Wyciek danych chronionych prawnie

Niektóre informacje zawarte w dokumentach podlegają ochronie prawnej. Pod tym względem wyróżnia się dane osobowe, niejawne oraz tajne. Ich wyciek naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność finansową i karną, zagraża także reputacji firmy. Dane można odtworzyć ze ścinek o sporych rozmiarach (prawo nieco inaczej definiuje kwestię “dużych” wymiarów, niż ludzkie oko), a także nośników danych cyfrowych, które nie przeszły procedury demagnetyzacji. O tym, jak powinno wyglądać niszczenie nośników, można przeczytać na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/krakow/. Warto pamiętać, że przepisy RODO i innych ustaw czy rozporządzeń dotyczą zarówno wspólników dużych, prężnie rozwijających się spółek, jak i właścicieli małych, jednoosobowych działalności.

Zanieczyszczanie środowiska naturalnego

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że niewłaściwe niszczenie dokumentów stanowi poważne zagrożenie dla środowiska naturalnego. Dużym wyzwaniem jest utylizacja ścinek papieru, które gromadzą się w naprawdę dużej ilości. Problem stanowi również kwestia zniszczenia nośników danych, które - nawet zdemagnetyzowane - nie mogą znaleźć się w przypadkowym miejscu. Teoretycznie wszyscy wiemy, że papieru nie wolno spalać, jednak niewielu zdaje sobie sprawę z tego, że jedną z metod utylizacji dokumentów jest poddanie ich obróbce przy pomocy ognia i wysokiej temperatury. Trzeba to jednak robić w ściśle kontrolowany sposób tak, aby substancje niebezpieczne nie przedostały się do atmosfery. Jest to kolejny argument przemawiający za tym, aby oddać przeterminowane dokumenty w ręce specjalistów.

Utrata zaufania do firmy

Firmy, które nie dopełniają swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa, narażają się na utratę zaufania wśród partnerów biznesowych. Ta kategoria ryzyka może mieć charakter wtórny (gdy na przykład dojdzie do wycieku danych), ale również pierwotny, gdy partnerzy dowiedzą się, że dokumenty nie są przetwarzane we właściwy sposób. Utrata zaufania pociąga za sobą:

• niższe przychody,

• zerwanie kontraktów,

• trudności z pozyskaniem nowego klienta,

• negatywną opinię w środowisku biznesowym.

Niestety, firmy, których reputacja została naruszona, mają niemałe problemy z jej naprawą. Dlatego bardzo istotna jest współpraca z podmiotem, który oferuje usługi z zakresu przetwarzania i niszczenia dokumentów. Więcej o nich w kontekście firm działających w Kielcach i okolicach można dowiedzieć się ze strony: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/kielce/. Współpracę warto nawiązać już na samym początku prowadzenia działalności tak, aby budować pozytywny obraz marki.