Przechowywanie dokumentacji papierowej w przychodni

Wymagania RODO, a przechowywanie dokumentacji medycznej. O tym koniecznie pamiętaj!

Przechowywanie dokumentów medycznych może być trudne z wielu powodów, a złożoność tego zadania polega przede wszystkim na konieczności zabezpieczania kartotek zarówno przed czynnikami zewnętrznymi, jak i osobami z zewnątrz. Tylko solidne szafy kartotekowe są w stanie zaspokoić potrzeby i wymagania względem przechowywania dokumentów, a jednocześnie współgrać z tym, co ustawodawca umieścił w RODO.

Podstawowym założeniem unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO jest czas przechowywania dokumentów, ustalony przez ustawodawcę. Zgodnie z nim, każda placówka jest zobowiązana przechowywać dokumenty przez okres co najmniej 20 lat licząc go od końca roku kalendarzowego, w którym takiego wpisu dokonano.

Okres ten może się jednak także wydłużyć w szczególnych sytuacjach np. jeśli świadczeniobiorca umrze.

Istnieje zresztą wiele sytuacji, zmieniających okres konieczności przechowywania dokumentów, wiele zależy od konkretnej osoby i sytuacji, w której znajduje się pacjent.

Nie zmienia to faktu, że długie bo -kilku, -kilkunastoletnie lub -kilkudziesięcioletnie przechowywanie dokumentów wymaga organizacji miejsca do ich składowania. Szafy kartotekowe sprawiają wrażenie i w rzeczywistości są nie tylko solidne, ale szczególnie przygotowane do bezpiecznego przechowywania różnorodnej dokumentacji medycznej!

Dlaczego szafa kartotekowa umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentacji medycznej?

Specyfika wykonania oraz prezencja szafy kartotekowej wskazuje na to, że jest to mebel świetnie sprawdzający się do przechowywania dokumentów medycznych i zabezpieczenia ich przed dostępem osób trzecich.

Mebel może być wykonany z drewna lub metalu, ale największą popularnością cieszy się drugi materiał. Metal jest trwały, odporny na czynniki zewnętrzne i korozję.

Szafy kartotekowe przybierają także odpowiedni format, w tym najbardziej popularny B5, który umożliwia praktyczne przechowywanie dokumentów najczęściej polecanych w branży medycznej.

Metalowe szafy na dokumentację medyczną są wykonane z blachy stalowej, która jest także pokryta farbą proszkową. Takie wykonanie zapewnia tym meblom estetykę oraz zabezpieczenie. Niezbędną funkcjonalnością szaf kartotekowych jest także możliwość zamykania na klucz często także z opcją blokady wysuwu. Blokada która umożliwia wysunięcie tylko jednej szuflady stała się właściwie już standardem.

Taki system otwierania zapewnia bezpieczeństwo przed przewróceniem się mebla.

Szafa kartotekowa od lat jest najlepszym i jednocześnie najbardziej popularnym sposobem na przechowywanie dokumentacji papierowej pacjentów w przychodniach.