Jak przygotować się do wysyłki świątecznych paczek i kartek do kontrahentów?

Decydując się na obdarowanie kontrahentów czy klientów upominkami, warto zaplanować to odpowiednio wcześnie. Urząd Komunikacji Elektronicznej (UKE) w "Raporcie o stanie rynku pocztowego w 2022 roku" potwierdził, że mimo cyfryzacji wielu procesów, rynek usług pocztowych w Polsce stale rośnie. W 2022 r zwiększył swoją wartość o 11,4 proc. r/r.. Jeszcze bardziej urósł natomiast rynek przesyłek kurierskich - o 17 proc. r/r. Biorąc więc pod uwagę rosnące wolumeny przesyłek, przy jednoczesnych problemach ze znalezieniem pracowników, z jakimi boryka się publiczny operator, jak i firmy kurierskie, paczki mogą drogę do adresata pokonywać w grudniu dłużej niż w innym okresie. Aby mieć pewność, że akcja „świąteczny upominek” zostanie przeprowadzona z sukcesem, ostatnie wysyłki zaplanujmy najpóźniej na koniec listopada.

Nawet jeśli nie planujemy obdarowywać z okazji świąt partnerów biznesowych czy klientów, to grudniowej wysyłki raczej nie unikniemy. Standardem bowiem stało się wysyłanie firmowych kartek świątecznych. Jak się okazuje biznes jest już chyba ostatnią ich ostoją. Wg Eurostatu, produkcja i sprzedaż kartek spadła w ostatniej dekadzie o ponad 90 proc. Wraz z rozwojem telekomunikacji prywatnie, zamiast kartek zaczęliśmy wysyłać sobie smsy i okolicznościowe grafiki. Nieco ponad 10 lat temu co roku w Polsce produkowano i wysyłano 4-5 mln kartek. W 2019 roku wyprodukowano ich już zaledwie 252 tys. i poziom ten się utrzymuje. – Można śmiało założyć, że obecnie znaczną ich część wysyłają przedsiębiorcy, którzy traktują kartkę świąteczną jak narzędzie marketingowe. Ma to bez wątpienia pozytywny wpływ na wizerunek firmy i pozwala utrzymać dobre kontakty z partnerami – mówi Janusz Konopka, prezes zarządu niezależnego operatora pocztowego Speedmail.  

Podobnie jak w przypadku upominków, wybór gotowych kartek świątecznych jest ogromny. Jeśli planujemy wysłać ich niewiele, warto rozważyć gotowe, dostępne na rynku opcje. Kiedy jednak zależy nam na dedykowanych rozwiązaniach z logo firmy, albo wysłać zamierzamy bardzo wiele kartek, z pomocą przychodzą nam graficy i drukarnie oferujący spersonalizowane produkty. Można jednak pójść jeszcze o krok dalej i całość przygotowania świątecznej wysyłki zlecić operatorowi pocztowemu. – Dzięki współpracy z profesjonalną drukarnią możemy kompleksowo zająć się przygotowaniem, wydrukiem, pakowaniem lub foliowaniem, adresowaniem i wysyłką każdego rodzaju korespondencji marketingowej – wyjaśnia Janusz Konopka. To wygodne rozwiązanie pozwala uwolnić pracowników do bardziej istotnych zadań. W ten sam sposób możemy zlecić przesyłki marketingowe nie tylko w święta, ale przez cały rok.

Jeśli decydujemy się wręczyć naszym kontrahentom upominki, warto pomyśleć o nich już na początku jesieni. Realizacja zamówień na personalizowane gadżety trwa zwykle kilka tygodni i zlecając ich produkcję w ostatnim momencie, może zabraknąć nam czasu na wysyłkę. Zamawiając prezenty, trzeba też pomyśleć o opakowaniu. Podobnie jak w przypadku gadżetów i tu różnorodność rozwiązań może przyprawić o zawrót głowy. Jak wybrać najlepsze opakowanie? – Warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Po pierwsze, co zamierzamy opakować? Po drugie jaki styl ma mieć opakowanie? Po trzecie, czy upominek przekażemy osobiście, czy wyślemy? Na rynku dostępnych jest też cała gama ozdobnych opakowań uniwersalnych lub dedykowanych konkretnym grupom produktów, np. butelkom czy biżuterii – wymienia Piotr Kwil, Kierownik Marketingu w RAJA Polska. Z uwagi na rosnące koszty, firmy coraz częściej decydują się na samodzielne przygotowywanie zestawów prezentowych. Aby je efektownie wyeksponować wykorzystać można opakowania z okienkiem: torbę papierową lub pudełko. Większe przedmioty dobrze będą też wyglądały w klasycznych pudełkach fasonowych lub zamykanych na magnes. – Decydując się na takie opakowanie trzeba też pamiętać o wypełnieniu. Powinno być eleganckie, ale spełniać swoją rolę ochronną. Może to być tradycyjna bibuła lub popularne wypełnienie ozdobne SizzlePak® wykonany ze spiralnych, papierowych włókien, – radzi Piotr Kwil. Kiedy liczy się czas warto też poszukać na rynku rozwiązań, które przyspieszą naszą pracę. Automatyczne pudełka, gotowe zestawy, podajniki papieru. Wszystko to ułatwi pracę.

Opakowanie to dziś część wizerunku firmy. Musi być estetyczne i spełniać funkcję ochronną, ale dziś liczy się coś więcej. Firmy i klienci kładą coraz większy nacisk na kwestie zrównoważonego rozwoju, a ekologiczne opakowanie buduje taki właśnie wizerunek. Poza tym eko-rozwiązania są w trendach. Naturalny papier, kartonowe, niebarwione pudełka i torebki, ekologiczny wypełniacz, sprawdzą się więc doskonale także w przesyłkach biznesowych. Rynek oferuje coraz więcej rozwiązań przyjaznych dla środowiska i nawet paczka, która dotrzeć musi na drugi koniec świata, może być zapakowana bez grama folii. – Innowacyjne rozwiązania, takie jak papier bąbelkowy, czy papier stretch pomogą zabezpieczyć każdą przesyłkę. Ekologiczne jest też optymalne dobranie opakowania do rozmiaru zawartości, dzięki czemu ograniczamy transport pustych przestrzeni w pudełku – przypomina Piotr Kwil z Raja. 

Przygotowując kartki i upominki do wysłania, warto pamiętać, że możemy wybrać operatora pocztowego, któremu zlecimy ich dostarczenie. W przypadku kartek, poza publicznym doręczycielem, mamy też do dyspozycji niezależnego operatora pocztowego, a w kwestii paczek, także całą gamę firm kurierskich. Ceny u poszczególnych usługodawców mogą się znacząco różnić. Wpływ na koszt wysyłki mają też jej rozmiar i waga, a te zależą w dużym stopniu od opakowania. Wybierając sposób przygotowania paczki warto więc rozważyć lżejsze, dopasowane rozmiarem do zawartości rozwiązanie. 

Czynników, które musimy wziąć pod uwagę wcielając się w firmowego Mikołaja jest wiele. Właśnie dlatego wcześniejsze zaplanowanie wszystkie, sprawdzenie ofert i wybór najlepszej opcji z pewnością pozwolą zoptymalizować koszty firmowej „operacji święta”.