Wynajem wirtualnych biur, czyli jak zarejestrować firmę bez posiadania własnego lokalu?

Wirtualne biuro brzmi trochę jak paradoks. Biuro kojarzy nam się bowiem z fizycznie istniejącym lokalem, który jest miejscem wykonywania działalności gospodarczej. Sęk w tym, że nie każdy przedsiębiorca potrzebuje własnego biura, natomiast do prowadzenia firmy niezbędny jest stały adres. Świetnym rozwiązaniem jest wówczas właśnie wirtualne biuro, o którym opowiemy szerzej w naszym artykule.

Jak działają wirtualne biura?

Usługi wirtualnego biura skupiają się przede wszystkim na udostępnieniu podmiotom gospodarczym adresu do rejestracji firmy i jej prowadzenia. Budynek, w którym mieszczą się wirtualne biura, oczywiście fizycznie istnieje.

Co więcej – na rynku funkcjonują profesjonalne firmy takie jak VSL-System, które udostępniają najemcom salę konferencyjną (5 godzin użytkowania sali jest wliczone w abonament). To doskonałe rozwiązanie, by zorganizować zgromadzenie zarządu, naradę wspólników lub spotkanie biznesowe.

Wynajmowane pomieszczenia są także udostępniane najemcy na czas kontroli skarbowej. W tym miejscu warto nadmienić, że w Stolicy kontrole te zdarzają się znacznie rzadziej niż w przypadku firm zlokalizowanych w małych miejscowościach. Interpretacje podatkowe również wypadają korzystniej.

W praktyce możesz więc swobodnie korzystać z wirtualnego biura, natomiast na co dzień twoja firma ma stały i niezmienny wirtualny adres. Warto w tym miejscu podkreślić, że VSL-System jest właścicielem budynków, zlokalizowanych w samym centrum Warszawy. Zawierając umowę, jesteś zatem najemcą, a nie jedynie podjemcą. To bardzo ważne, by adres twojej firmy był zawsze aktualny i stały.

Jeśli firma oferująca wirtualne biura jest niejako pośrednikiem, to nie masz żadnej gwarancji, że właściciel nie zechce nagle zmienić przeznaczenia lokalu lub go sprzedać, a ty znów będziesz musiał zmieniać siedzibę firmy.

Brak stabilności zdecydowanie utrudnia prowadzenie firmy. Adres miejsca wykonywania działalności musi być stały, co zapewnia tylko firma, będąca właścicielem budynku. Koniecznie weź to pod uwagę, wybierając odpowiednią ofertę biura wirtualnego.

Wirtualne biuro – jakie dodatkowe usługi oferuje?

Wirtualne biura to nie tylko udostępnianie adresu, ale także wiele innych możliwości. Może to być nawet usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej. Co to znaczy?

Wybierając abonament, można zdecydować się na pełną obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, profesjonalną obsługę spotkań, skanowanie poczty (skany wysyłane są na adres mailowy), odbieranie telefonów (firma udostępnia stołeczny numer telefonu), prowadzenie księgowości oraz usługi prawne (w tym zakładanie spółek czy innych podmiotów gospodarczych).

Czasem dodatkowe usługi obejmują nawet stworzenie strony internetowej oraz wdrażanie działań marketingowych (promowanie strony internetowej na frazy związane z lokalizacją, gdyż firma będzie miała warszawski adres). Prowadzenie działalności wiąże się z licznymi obowiązkami biurowymi, jednak praktycznie wszystkie można zlecić personelowi wirtualnego biura.

Przy okazji omawiania dodatkowych usług nasuwa się pytanie: ile kosztuje wirtualne biuro? Otóż abonament w firmie o ugruntowanej pozycji i stabilnym adresie można mieć już od 49 zł netto miesięcznie. Nie jest to wygórowana cena za prestiżowy adres. Tym bardziej że wynajem biura stacjonarnego to bez porównania droższe rozwiązanie. Firma oferuje różne pakiety, dostosowane do potrzeb klienta. Czasem wystarczy abonament podstawowy (gdy potrzebny jest tylko adres do KRS czy warszawski adres siedziby firmy).

Jak wybrać i uzyskać adres wirtualnego biura do rejestracji firmy?

By wynająć wirtualne biuro, należy podpisać umowę z właścicielem lokalu. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Dobra informacja jest taka, że płatność odbywa się co miesiąc, a nie z góry przy podpisywaniu umowy. W praktyce możesz więc prowadzić działalność gospodarczą w wirtualnym biurze bez ograniczeń czasowych.

Jeśli zaś chodzi o sam wybór odpowiedniego adresu, to zdecydowanie warto decydować się na wynajem adresu w prestiżowych miejscach. Doskonale sprawdzą się zatem biura wirtualne w centrum Warszawy, które tętni biznesowym życiem.

Warto wiedzieć, że tak pozornie błahy element jak adres wpływa na renomę firmy i pozwala zbudować solidny wizerunek marki w świadomości konsumentów. Firma z siedzibą w centrum Warszawy kojarzy się wyłącznie z profesjonalizmem.

Adres rejestracyjny firmy determinuje także urząd skarbowy, pod jaki będziesz podlegać jako przedsiębiorca. W przypadku biur wirtualnych oferowanych przez VSL-System są to: Pierwszy i Trzeci Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście.

Czy wirtualny adres w Warszawie przeznaczony jest tylko dla mieszkańców Stolicy?

Biuro wirtualne w Warszawie dostępne jest w zasadzie dla każdego. Nie jest warunkiem koniecznym posiadanie adresu zamieszkania na terenie Stolicy. Oferta dostępna jest dla przedsiębiorców z Krakowa, Katowic, Łodzi, Poznania, Wrocławia, Gdańska czy innego dowolnego miejsca na mapie. Wirtualne biuro nie wymaga bowiem fizycznej obecności na co dzień. Jeśli jest ci potrzebne wirtualne biuro – Warszawa z pewnością będzie odpowiednim miejscem do zarejestrowania twojej firmy, spółek i innych podmiotów gospodarczych wpisywanych do KRS (fundacje czy stowarzyszenia).