Jak bezpiecznie integrować dokumenty drukowane z zasobami cyfrowymi

Modele pracy radykalnie zmieniły się w ciągu ostatnich lat w związku z postępującą transformacją cyfrową. Pracownicy coraz swobodniej decydują o tym, jak i skąd pracować, więc w organizacjach ewoluują procesy związane z obiegiem informacji i dostępem do nich. Skuteczne zarządzanie dokumentacją firmową w sytuacji, gdy zespoły są rozproszone pozostaje wyzwaniem zarówno dla menedżerów działów IT jak i dostawców urządzeń biurowych.

- Wszyscy – zarówno kadra menedżerska w organizacjach jak i dostawcy nowoczesnych urządzeń służących do druku, skanowania i zarządzania dokumentacją musimy uświadomić sobie, że wyzwania związane z cyfryzacją nie będą w nadchodzących latach maleć. Potrzeba digitalizacji procesów zarządzania dokumentacją i ewolucja modeli funkcjonowania biur w kierunku pracy zdalnej, oznaczają, że łatwy dostęp do danych, ich maksymalne zabezpieczenie, a także integracja dokumentów papierowych z plikami cyfrowymi stają się dla organizacji priorytetem – mówi Michał Mikulski, ekspert w zakresie systemów zarządzania informacjami w Canon Polska.

Cyfrowe życzenia a twarde realia 

Raport firmy Gartner^[1] szacował, że do końca 2023 r. 48% pracowników biurowych na całym będzie pracować w pełni zdalnie lub logować się do urządzeń firmowych, korzystając z wielu lokalizacji. Liderzy muszą w takiej sytuacji zadbać o to, by infrastruktura do udostępniania informacji i dokumentów była dobrze dostosowana dla wszystkich grup zatrudnionych włącznie z tymi, którzy logują się do zasobów firmowych spoza biura.

Okazuje się jednak, że pomimo nowoczesnych narzędzi i sprzyjającej postawie menedżerów IT, dostęp pracowników do dokumentów, jak i zarządzanie nimi bywają skomplikowane. Istnieje wręcz rozdźwięk między tym, jak działy informatyczne postrzegają wdrażane przez nich rozwiązania, a realiami, z którymi pracownicy stykają się na co dzień^[2].

Menedżerowie odpowiadający za usprawnianie procesów cyfryzacji, muszą zdać sobie sprawę, że wydajność pracy będzie rosła wtedy, gdy pracownicy będą mieć zapewniony, łatwy dostęp do każdego rodzaju dokumentu, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej, z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie. Tylko wtedy mogą współtworzyć środowisko pracy, które jest elastyczne, uwzględnia różnorodne potrzeby osób na różnych stanowiskach i sprawia, że procesy biznesowe są wydajne.

Papier trzyma się mocno 

Co istotne, mimo postępującej cyfryzacji, która obejmuje kluczowe procesy w organizacjach, papierowa dokumentacja ciągle odgrywa istotną rolę w komunikacji z klientami, pracownikami lub stronami trzecimi. Potrzeby związane z przetwarzaniem dokumentacji w tradycyjnej formie powodują utrzymywanie się popytu na urządzenia wspomagające zarządzanie dokumentami drukowanymi z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Firmy inwestują więc w sprzęt pozwalający na zarządzanie dokumentami w tradycyjnej postaci, a to z kolei wywołuje reakcję dostawców urządzeń biurowych. Oferując klientom nowoczesne rozwiązania, wiedzą, że powinni gwarantować maksymalne zabezpieczenie danych i pełną integrację dokumentacji papierowej z zasobami cyfrowymi. Te postawy znajdują także potwierdzenie w badaniach przeprowadzonych przez Keypoint Intelligence^[3], które wykazały, że 77% decydentów IT planuje zakup skanera w ciągu najbliższego roku.

Urządzenia, które likwidują bariery

- Dostawcy obserwują zmiany w trendach pracy i dostosowują swoje oferty produktów, aby zaspokoić potrzeby klientów. Dlatego niektóre, oferowane przez nich urządzenia, np. kompaktowe skanery z obsługą chmury, można szybko skonfigurować i używać ich do wprowadzania nowych dokumentów w zasoby cyfrowe firmy – mówi Michał Mikulski.

Przykładem takiego rozwiązania jest urządzenie imageFORMULA DR-S250N - bezpieczny, wydajny i kompaktowy skaner na biurko, który odpowiadając na potrzebę sprawnej współpracy rozproszonych zespołów, ułatwia szybkie udostępnianie plików i płynny przepływ dokumentów między pracownikami w różnych lokalizacjach. Propozycja usatysfakcjonuje menedżerów IT ze względu na to, że skaner wzmacnia poziom bezpieczeństwa informatycznego – zeskanowane dokumenty nie są zapisywane w urządzeniu, a więc ryzyko wycieku poufnych danych jest zminimalizowane. Co istotne w tym kontekście, zespoły IT mogą łatwo autoryzować działania użytkowników i identyfikować ich profile za pomocą rozwiązań takich jak m.in: Active Directory, które pozwala administratorowi ustawiać ograniczenia i dostosowywać ustawienia preferencji skanowania i protokół LDAP służący bezpiecznemu udostępnianiu usług katalogowych w sieci - plików, drukarek, serwerów i list użytkowników.

Ewoluujące pod wpływem cyfryzacji modele biznesowe zakładają konieczność uwzględnienia różnic w modelach pracy – te coraz mocniej wpływają na strategie zarządzania danymi i całą firmową dokumentacją. Dlatego szanse na zajęcie trwalej, silnej pozycji na rynku mają dostawcy urządzeń biurowych, którzy potrafią zniwelować lukę między fizycznymi i cyfrowymi zasobami organizacji i uwzględnić swobodę pracowników w wyborze sposobu pracy.